Dekning av reiseutgifter for ansatte

I utgangspunktet står arbeidsgiver og arbeidstaker fritt til å avtale godtgjøring for kost og losji på reiser i forbindelse med arbeid. Det er imidlertid klare regler for hva som kan utbetales uten å trekke skatt av det (trekkfritt). Personlig næringsdrivende får kun fradrag for dokumenterte utgifter til kost og losji.


Har du arbeidstakere som reiser i yrket er det viktig å ha en avtale på hvordan de skal få dekket sine kostnader i forbindelse med reisen.


Det er flere måter å dekke reiseutgifter på. Arbeidsgiver kan for eksempel:


  • Dekke faktiske utgifter​​ (utgiftsrefusjon)
  • Dekke utgifter etter Skattedirektoratets trekkfrie forskuddssatser​(utgiftsgodtgjørelse)
  • Dekke utgifter etter egne avtaler, for eksempel statens reiseregulativ ​​(utgiftsgodtgjørelse)
  • En kombinasjon av de ovennevnte


Har du flere ansatte som reiser i forbindelse med arbeidet kan det være lurt å investere i et reiseregningsprogram.


Fradrag kan gis for faktiske dokumenterte kostnader til overtidsmat begrenset til kr 200 for skattyter som arbeider minst 10 timer sammenhengende. For lønnstakere inngår fradraget i minstefradraget


Fradragsrett for utgifter til kost eller rett til skattefri dekning av kostutgifter forutsetter at skattyter påføres merkostnader. Utgifter til kost på reiser uten overnatting gir i seg selv ikke grunnlag for fradrag eller skattefri kostnadsdekning, da dette i utgangspunktet er utgifter som skattyter vil ha uansett og uavhengig av hvor arbeidet utføres. Det må derfor foreligge en merkostnad til kost, oppstått på selve reisen/fraværet.


Hvorvidt skattyter rent faktisk pådrar seg merkostnader eller ikke, beror i stor grad på arbeidssituasjonen. For arbeidstakere hvor arbeidet nødvendiggjør regelmessig reiseaktivitet, vil det normalt ikke foreligge en merkostnadssituasjon fordi det er tilstrekkelig forutsigbarhet mht. bespisning. Med regelmessig reiseaktivitet menes tilfeller hvor arbeidstaker som en naturlig del av sitt arbeid må forflytte seg, nettopp fordi han/hun ikke har en stedbunden arbeidsplass. Generelt vil dette være tilfelle for f.eks. håndverkere og selgere. Tilsvarende gjelder for arbeidstakere som har sitt arbeidssted om bord på et transportmiddel.


Kilde: https://info.altinn.no/starte-og-drive/arbeidsforhold/lonn/reise-og-diett/


Kost – sats for overtidsmat ved lange arbeidsdager


Hvis du får dekket mat av arbeidsgiver, er dette i utgangspunktet skattepliktig. Dette er fordi det anses som dekning av private utgifter.


Arbeider du lange dager utenfor hjemmet, kan du imidlertid få dekket mat og drikke skattefritt hvis arbeidsgiver kjøper inn måltidet eller dekker dine kostnader etter regning.


Mottar du dekning av overtidsmat med mer enn 200 kroner, er det beløpet som overstiger 200 kroner trekk- og skattepliktig for deg.


Oppsummering/anbefaling


  • Mat på reise kan dekkes enten via utgiftsrefusjon(faktiske utgifter) eller via utgiftsgodtgjørelse(reise- og diettsatser). Diettsats er 200,- for 6-12 timer.
  • Overtidsmat kan bli dekket av arbeidsgiver - grensen er 200,- . Vi anbefaler at de ansatte legger ut for dette, og får pengene refundert. 
  • Utlegg og reiseregninger kan håndteres på en god måte gjennom Poweroffice GO og bruk av appen. 
  • Ha en god og oversiktig ordning for de ansatte. En ordning som er enkel å forholde seg til for alle parter
  • Ta kontakt om dere ønsker hjelp til gjennomgang av ordning eller hjelp til oppsett
Appen til PowerOffice har kommet i ny drakt
Oppdag den utrolige, gratis PowerOffice Go-appen for telefoner